皆さん、こんにちは！
元事務のライター、山田です。
皆さんのデスクはきれいですか？
それともものがたくさん乗っていて雑然としていますか？
私の机は・・・ちょっと雑然としているかも(笑)
元々必要なものを周りに配置しておきたいタイプなので仕方ないんですよね。（と、開き直り）
よくコタツの中に入って、手の届く範囲にものを置いておきたい人がドラマとかで出てきますよね。あれと同じです。
あるいは、ドラマホタルノヒカリの雨宮さん的な(*’▽’)
と、自分を正当化してみましたが・・・・。
まあ、机のきれい、汚いって正直、
元々の性格
が左右するものではあると思うんです。
だから、
「あんた、机汚いし片付けなよ」
なんて先輩に言われても、なかなか片付かない。
ん？じゃあこの話題終わり？
となりそうですが、いえいえ、もちろんそんなことはありません。
家ならまだしも、会社のデスクが汚いって自分だけの問題じゃないからです。
ということで、本日は机が汚いとどんなことが起こるのかを考えていきたいと思います。
はい、これは机が汚い人あるあるなんじゃないでしょうか。
汚い＝整理ができていない
と言い換えられるからです。
実際、私も時折ものが行方不明になり、本来の作業時間にプラスしてものを探す時間が重なり、業務時間がかさんだと言う経験があります。(-_-;)
「いや、私は机は汚いけど、どこになにがあるかは完璧にわかってるから」
と言う方もなかにはいらっしゃるかもしれません。
が、机がきちんと整理整頓されている方と、机が雑然としている方に同時に同じ書類を出してね、とお願いした場合、おそらくかなりの確率で机がきれいな方の方が早く書類を出してくれます。
なぜそう思うのか。
それは、整理整頓をきちんどできる方は意識が根本的に違うからです。
どう違うのか、と言えば、私のように机をカオスにしてしまうタイプは、
「どこになにがあるかわかっていればよい」
と思いがちです。
が、机が整然とされている方は、
「仕事しやすいように整理しよう」
と、考えます。
つまり、机がきれいな方とは、元々、しまうことがうまい方ではなく、
「使うことを想定して整理ができる方」が多いのです。
そのため、関連案件の書類をなるべく一緒にしておいたり、一か所のファイルを確認すれば、別件の書類のありかがわかるようにインデックスやタグをつけていたり、と工夫がされています。
上記のことから、片付けるということではなく、仕事を効率的に行う、という考えに意識をシフトしていくことが、机のカオス化を防ぐ第一歩ではないでしょうか。
こどものころ、机の中にパンを入れていた男の子がいて、その子の机から虫が出てきた！なんて気持ち悪い経験が私にはあるので、これはよくわかります。
汚い机って周りの人のテンションも下げるんですよね。
しかもおそろしいことに、汚い机は伝染もするんです。
「デスク上はきれいにすること」
と会社から言われて自分はきちんとしているのに、すぐ近くの人の机が雑然としていると、
「これくらいはいいかな～。まだきれいだし」
と、気持ちに緩みが出やすくなります。
虫が出なくても、見る人の気持ちにも影響を及ぼしかねないことを考えたら、デスクをきれいに保つのはビジネスの上では必須と言えるでしょうね。
「人を見た目で判断する」
なんて、なんともナンセンスと思いますよね。
けれど、服装がだらしなかったり、髪の毛の手入れがいまいちだったりというような不衛生な面を目にすると、評価って変わったりしませんか？
面接でもそうですが、やはり相手に不快感を与える見た目は評価に影響しますよね。
同じことが机の状態でも言えます。
机があまりにしっちゃかめっちゃかだと、
「この人に仕事頼んで大丈夫かな」
と思ってしまいますよね。
実際、私は机が雑然としていた派で、先輩に、
「ヤマダさんに書類渡すとなくされそう」
と言われました(;’∀’)
毎日真面目に仕事をしていても、机の上があまりに汚いと日々の業務の出来まで疑われてしまうことになりかねませんから、机の上の整理整頓にも気を配って仕事をするべきだな、と感じました。
クリアデスク
クリアスクリーン
という言葉があります。
この二つはセキュリティの観点から、机の上やモニター上を整理することです。
情報を外部に漏れないようにする考え方ですね。
とりわけモニターの整理は机よりもセキュリティの意味合いは強くなります。
パソコンは机と違い外部と繋れるので、情報漏えいも起きやすいためです。
情報漏えいがひとたび起これば、自分だけでなく、会社にも甚大な被害を出すことは、いまや周知の事実です。
にもかかわらず、パソコンにおける整理整頓が苦手な人は実は多いです。
理由は、整理することばかりに気を取られ、その後の使用目的も考えず、やみくもに片付けようとするためでしょう。
「ファイル名はとりあえず日付入れておけば大丈夫だよね」
という感じの整理法では、今はよくても時間が経った後、
「あれ～？これなんの資料だっけ？
・・・・思い出せない～。二年前に作ったやつ？けどまあ、思い出せないってことは・・・いらないやつかな！」
などという曖昧な判断で重要なファイルを破棄しかねません。
そうならないために、整理整頓はルール作りから始めるべきだとやっぱり思います。
「ファイル名の付け方にルールを設ける」
「ファイル名に沿って保存場所を明確に定める」
という具合にです。
ちなみに、こうしたルール決めを企業全体できちんと行って社員に周知している会社もあります。情報を大切にしている、セキュリティ意識の高い会社、とも言えますね。
机の整理もパソコンの整理も根っこは同じです。
ですから、もしもパソコンのデータ管理について厳密に定められている会社にお勤めであれば、机の整理もそのやり方をならって行ってみるとよいかと思います。
再三お話ししている通り、私は整理整頓が得意ではありません。
しかし、在宅で仕事をするようになった今、会社員時代よりも机の整理の必要性を感じています。
在宅だと、会社員時代のように私をフォローしてくれる先輩はおらず、書類がなくなっても自分だけでなんとかするしかないですから・・・。
しかも、机が汚いととにかくやる気が起きない！
会社員時代は強制的に仕事をする環境がそろっていたために、やる気がないという理由でだらだらするわけにはいきませんでした。
でも在宅だと、自分の時間を自分で管理しなければなりません。つまり、やる気を持続することがとても大切になってくるのです。
なのに、机が汚いせいで仕事開始にも時間がかかってしまうという・・・。
なんだかんだ言って、気力や集中力って雑然とした環境からは生まれないですものね。
自分のために、周りの人のために、整理整頓を心掛けたいものですね。
【ライター：山田ゆい】
